VERBİS(VERİ SORUMLULARI SİCİL BİLGİ SİSTEMİ)’E NASIL KAYIT OLUNUR?
VERBİS; kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin, kişisel veri işlemeye başlamadan önce kaydolmaları gereken ve işlemekte oldukları kişisel verilerle ilgili kategorik olarak bilgi girişi yapacakları bir kayıt sistemi olarak tanımlanmaktadır. Kişisel Verileri Koruma Kanunu ile bağlantılı olarak veri işlemeye yetkili kurumların bilgi girişi yapmak için kullanmaları gereken Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) kayıt sistemine ait yönetmelik 30.12.2017 tarihli ve 30286 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak 01.01.2018 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
VERBİS kaydı yapılmadan önce veri kurum veya kuruluşun veri envanterlerinin belirlenmesi, verilerinizin hangi kategoriye girdiğinin ve hangi güvenlik önlemlerine sahip olduğunuzun bilinmesi gerekmektedir.
VERBİS’e sadece internet üzerinden kayıt yapılır, yazılı olarak kayıt yapılamaz. Tüm sicil işlemleri VERBİS üzerinden gerçekleştirilecektir. VERBİS’e kayıt KVKK’nın internet sitesi (www.kvkk.gov.tr) üzerinden yapılmaktadır. VERBİS’e kayıt için “Yurtiçinde Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, Yurtdışında Yerleşik Gerçek / Tüzel Kişi, Kamu Kurum ve Kuruluşları” olmak üzere üç farklı seçenek bulunmaktadır. Türkiye’de yerleşik olan veri sorumluları doğrudan, Türkiye’de yerleşik olmayan veri sorumluları ise yetkilendirecekleri temsilcisi vasıtasıyla Sicil’e kayıt olur.
VERBİS’e Kayıt Adımları:
- KVKK’nın web sitesine www.kvkk.gov.tr giriş yapılır.
- Siteye giriş yaptıktan sonra sağ tarafta yer alan VERBİS butonuna tıklanarak kayda başlanmış olunur.
İlk olarak sisteme kayıt olunmalıdır. Web sitesine girişte “ Veri Sorumlusu Yöneticisi Girişi” butonuna tıklanarak akabinde gelen “Kayıt Olun” butonuna tıklanır.
Karşımıza çıkan ekranda kayıt için uygun seçenek seçilir. Bu başvuruyu kategorilere göre ‘’Veri sorumlusu yöneticisi ya da veri sorumlusu temsilcisi veya kamu kurumlarınca belirlenen koordinasyon görevlisi istenen bilgileri girerek başvuru formunu ıslak imzalı şekilde kuruma iletilerek yapılır. Ya da kep adresinden Kurumun kep adresine göndermek yeterli olmaktadır.
Kurum başvuruyu değerlendirdikten sonra, belirtilen mail adresi üzerinden güvenli bir yöntemle kullanıcı adı ve parola bildirmektedir. Daha sonra sisteme giriş yapılarak bir irtibat kişisi atanır. İrtibat kişisi sisteme E-Devlet kanalıyla giriş yaparak kayıt işleminin en önemli aşaması olan VERBİS’te istenen bilgileri kaydetme işlemi yapılmalıdır.
VERBİS’te aşağıda verilen bilgiler istenmektedir:
– Veri sorumlusu ve varsa temsilcisinin kimlik ve adres bilgileri,
– Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
– Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
– Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
– Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
– Kişisel veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler,
– Kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre.
Sicile kayıt olmak kurumunuzun kanuna uyumlu olduğunu belirtmez. Kanun kapsamında belirlenmiş olan diğer yükümlülüklerde yerine getirilmelidir. Kurumun alt yapısı kanuna uygun hale getirilmelidir. Kişisel veriler kanuna uygun olarak işlenmelidir.
